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¿Qué funciones realiza una secretaria virtual?

La figura de la secretaria virtual es una muy buena opción para aquellas pequeñas empresas o profesionales independientes que necesitan el apoyo de una secretaria convencional, y sin embargo no tienen un volumen de trabajo tal como para contratarla.

Por lo tanto, las funciones de las secretarias virtuales no son diferentes a las de una secretaria presencial, ya que la única diferencia es que, a tu secretaria virtual la encuentras tras el e-mail o el teléfono.

En e-phonia nuestras profesionales realizan todo tipo de gestiones, entre las que destacan.secretary 2

  • Recepción de llamadas. El servicio de recepción de llamadas, es uno de los más demandados por nuestros clientes. En todo negocio es importante una correcta atención telefónica, y es imprescindible para éste que no se pierda ninguna llamada. En muchos casos; sobre todo los profesionales independientes, se encuentran en la situación de no estar en su oficina, o de no poder atender su móvil. Contratar el servicio de recepción de llamadas ofrece una solución a este problema, ya que genera una tranquilidad por el hecho de saber que tus llamadas van a ser atendidas, no solo en todo momento, sino que de una forma profesional, a la vez que económica.


  • Gestiones Administrativas. Las labores del servicio de secretaria virtual es muy amplio: Nuestros clientes suelen necesitar que alguien les realice aquellas tareas que más tiempo les quitan y que para éstos son irrelevantes. Son gestiones totalmente personalizadas, ya que cada cliente requiere unas tareas diferentes y son innumerables las que se realizan a través de este servicio. En muchos casos se trata de llamadas telefónicas a sus clientes o proveedores, reclamaciones de cobros, atención de emails, etc.


e-mail

Estos últimos son los causantes de la pérdida de una gran cantidad de tiempo. Parece que estamos "enganchados" a nuestras bandejas de entrada ya que a cada rato nos tentamos con revisarlas, para saber si nos ha entrado algo, aunque sólo hayan pasado cinco minutos. Para optimizar tu trabajo y librarte de realizar esta tarea que, como hemos dicho, es una ¿ladrona¿ de tiempo, lo que hay que hacer es delegar en una Secretaria Virtual. Ella será la encargada de atender todos los mensajes que tu decidas. Realizará un primer filtro correspondiente a la eliminación de todo el correo basura. A continuación, la secretaria virtual responderá mediante los criterios que le hayamos indicado, utilizando para ello las plantillas pre diseñadas y personalizando todos los campos posibles como para que el destinatario no sienta que se trata de una respuesta automatizada. Y para ese pequeño porcentaje de e-mails que requieren tu intervención directa, deberás establecer la forma y el momento en que van a ser comunicados, por ejemplo: por escrito, al final del día.

Cada día son más los profesionales y empresarios que delegan esta tarea para ganar en productividad, realizando una gestión más inteligente de su tiempo y recursos y, desde luego, sin que los costos se encarezcan innecesariamente, ya que una asistente virtual es una profesional especializa y tiene tarifas muy competitivas. Una vez que compruebas los beneficios de trabajar con una secretaria virtual, puedes delegar cada vez más tareas. Al final tienes más tiempo libre para realizar otras tareas más importantes para tu negocio y logras mejorar tu calidad de vida y por su puesto tu negocio.