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Puntos Básicos

La secretaria virtual se propone como un aliado estratégico del cliente, uno más de su equipo a quien delegarle aquellas tareas que lo distraen de su actividad principal y le permiten focalizarse en el desarrollo de su negocio.

La secretaria virtual surge específicamente como un servicio de apoyo secretarial ejecutivo a profesionales, empresas, emprendedores y particulares que requieren de un administrativo pero que, por su limitada infraestructura, su ubicación geográfica o su acotado presupuesto, optan por una modalidad alternativa a la contratación presencial tradicional, reduciendo costos y optimizando recursos. El asistente virtual es un soporte continuo, accesible y multifacético que, gracias a su formación constante, desarrolla una amplia variedad de tareas de modo sistemático y ordenado.

En e-phonia conocemos todos los puntos básicos que una buena secretaria virtual debe llevar a cabo en la relación con tus clientes.

Mostrar una actitud amistosa
Cuando llaman tus clientes, la receptora de éstas llamadas debe mostrarse agradable y feliz. La secretaria virtual debe sonreír cuando habla a los llamantes, ya que da una sensación agradable y acogedora que la persona que llama debe captar. Además, ayuda a la persona que llama a sentir que su llamada es importante y que es valorada y respetada por la empresa. La ventaja de esto para el negocio se verá reflejada en gran medida en términos de fidelidad de tus clientes y en una reputación positiva.

Mostrar buenas formas
La profesionalidad y la etiqueta al teléfono. Tu secretaria virtual no debe ni comer, ni beber o masticar mientras trata con tus clientes. No sólo es bastante grosero e irrespetuoso, sino que también provoca una percepción de la empresa que pone en peligro y afecta al flujo de la conversación. Además, cuando se comunica con la persona que llama debe hablar con claridad y fluidez, para que el interlocutor pueda entenderla correctamente.call center

Cuando se está atendiendo una llamada
No debe poner al cliente en espera sin avisarle de antemano. Es importante dejar que el cliente sepa que van a ponerle en espera y también es útil hacerles saber cuánto tiempo va a estarlo, facilitándole una estimación. Esto demuestra que tu empresa tiene su tiempo en consideración. Una vez que ha sido puesto en espera, ¡no deben olvidarse de él! Y deben rescatar la llamada de forma continuada para asegurarle que saben que él sigue ahí. Hay que ser cortés y respetuoso con el tiempo de tus clientes. Si lo hace, está evocando una impresión positiva de tu negocio.

Escuchar con atención a los clientes
Si la secretaria virtual hace esto, no tendrá que pedir los datos de forma repetida al llamante, ya que es bastante molesto y una pérdida de tiempo. Una vez que ha estado escuchando atentamente a la persona que llama y ha tomado las notas adecuadas en relación a la naturaleza de la llamada, sólo tendrá que repetir los puntos más importantes para asegurar que los detalles de la llamada fueron captados correctamente.

Ofrecer una solución
La secretaria virtual, debe esforzarse por ser completamente eficiente. La persona que llama debe obtener la sensación de que le entienden, y que le resuelven sus cuestiones. En ese sentido nuestras secretarias virtuales, confirmarán todos los datos de tus clientes, asegurándose de que el llamante ha entendido todo lo explicado (hora de la cita, dirección de la oficina, etc).

Finalizar la llamada profesionalmentenotas
La asistente virtual se asegurará de que antes de que se termine la llamada, el cliente ha tenido la oportunidad de agregar alguna pregunta, hacer comprobaciones adicionales y clarificar las notas tomadas durante la llamada. Ella no sólo debe tener los detalles al finalizar la llamada, sino que terminará la llamada sólo después de que el cliente ha finalizado la conversación y cuelga el teléfono. No hay nada menos profesional como colgar el teléfono mientras el cliente está hablando todavía.

Sabemos lo importante que son los clientes de nuestros clientes para su negocio, por eso somos estrictamente escrupulosos con éstas consideraciones.